5 tips voor het uitbesteden van werk aan een virtueel professional

Waarschijnlijk ben je al aardig op dreef en wil je je bedrijf verder ontwikkelen, specialiseren of uitbouwen. Je besluit werkzaamheden te gaan uitbesteden. Veranderingen in je bedrijf, brengen vaak ook veranderingen teweeg in de rolverdeling, de tijdverdeling en de manier van werken.

Hoe mooi zou het zijn als je alle taken waar je al een tijdje tegenaan hikt op een ander bordje kan leggen? En ze worden dan ook nog uitgevoerd…

Uitbesteden aan een virtueel professional.

Tegenwoordig is er de virtueel professional (VP) aan wie je allerlei taken kunt uitbesteden. Deze professionals werken plaats onafhankelijk en zijn gespecialiseerd in een bepaald vakgebied. Je kunt ze inhuren voor een project, voor een aantal uren per week of via een strippenkaart. Wil je meer weten over het samenwerken met een VP, lees dan dit blog.

Het inhuren van een VP gaat niet vanzelf. Het is handig als je helder hebt wat je wilt uitbesteden en waarom. Het zoeken naar de persoon met de juiste kennis, kunde en ervaring wordt zo een stuk eenvoudiger. In dit blog staat een handige manier om de uit te besteden werkzaamheden te clusteren op basis van het fundament van je bedrijf. De tijd die je hiermee kwijt bent, betaalt zich zeker terug. Hoogst waarschijnlijk heb je al een takenlijstje liggen met taken die je liever kwijt bent dan rijk! Tijd om actie te nemen.

DE VIJF TIPS

  1. Documenteer en maak een hoofddocument.

    Documenteer zoveel mogelijk over de huidige werkzaamheden die er zijn in je bedrijf. Actielijstjes, belangrijke documenten, etc. Sla ze centraal op in de cloud en maak ze toegankelijk voor iedereen die de informatie nodig heeft. Deze informatie geeft je inzicht in wat er bij jouw bedrijf procesmatig en qua hoeveelheid werk gedaan moet worden. Tevens is het een basis om processen te herzien en te structureren. Tenslotte maak je één hoofddocument met wat er dagelijks, wekelijks, maandelijks moet gebeuren. In dit hoofddocument link je eventueel door naar detailpagina’s, die je eerder al hebt gemaakt. Met dit document heb je heel scherp wie je voor welke klussen wilt inhuren. En je kunt je prioriteiten stellen.

  2. Ga zelf op zoek naar een professional.

    Jij weet als geen ander wat jouw bedrijf nodig heeft. Dus ga zelf op zoek naar versterking. Laat recruiters even links liggen en plaats een oproep op een forum of bij een organisatie die de professionals die je zoekt bij elkaar brengt in een community of faciliteert bij hun werkzaamheden. De Academie voor Virtueel Professionals is hier een goed voorbeeld van. Je krijgt reacties in je mail van die personen die zich herkennen in het profiel en de werkzaamheden. Een videogesprek met degenen waarvan jij denkt dat ze een serieuze optie zijn, geeft je een goede eerste indruk en is de voorselectie voor een face to face kennismakingsgesprek. Heel efficiënt en je houdt de touwtjes zelf in handen.

  3. Doe een test.

    Laat een shortlist met kandidaten een test doen. Uiteraard betaal je ze hiervoor gewoon hun uurtarief. Welke taken ga je dan uitbesteden? Je hebt al een takenlijst klaarliggen. Die staan in je hoofddocument. Kies een paar kleine taken uit en gebruik deze in je pilot met je kandidaten. Bereid bijvoorbeeld een tekst voor die je in je blog wilt hebben op je website. Geef de kandidaten instructies, de benodigde materialen en toegang tot de systemen.  Spreek een deadline af. Je beoordeelt hen op tijd en kwaliteit. Hoe lang neemt de klus in beslag en welke kwaliteit wordt geleverd? Hopelijk is het uiteindelijk nog moeilijk om DE kandidaat te kiezen omdat ze allemaal zo goed zijn😉.

    uitbesteden van een to do list aan een VP

  4.  Bedenk wat echt belangrijk voor je is.

    Wie past goed bij jouw merk en organisatie? Als je in de markt van jongeren zit en een kandidaat, die aan de test deelneemt, reageert heel formeel, dan is er ergens iets niet goed gegaan. Zit je in de uitvaartbranche en de ene emoticon na de andere tref je aan in berichten, dan krab je je zeker wel een keer achter je oor. Het wordt pas leuk als een kandidaat jouw stijl kopieert en bijvoorbeeld een eerder bericht omtovert tot een bericht waarin de stijl van jouw bedrijf te herkennen is qua woordkeus, leestekens, emoticons, etc. Dan weet je dat er een match is…

  5. Start stapje voor stapje met een klein project of enkele taken.

    Je hebt de ideale professional gevonden en je kunt niet wachten om te starten. Gooi niet ineens alle werkzaamheden over de schutting. Als je start met een klein project, een paar uur per week of met enkele structurele taken, dan is het voor jezelf gemakkelijk te volgen en de professional kan stapsgewijs wennen en het bedrijf leren kennen. Je zult zien dat na een paar maanden een goede evaluatie kan worden gehouden met feedback waar iedereen wat aan heeft en van leert. Langzamerhand worden de taken uitgebreid of als blijkt dat er ook nog andere kennis en kunde nodig is, dan ga je op zoek naar nog een virtueel professional. Regelmatig overleg en het bedrijven van wederzijds verwachtingsmanagement zijn goede gewoonten die de samenwerking bevorderen.

Online marketing en communicatie

Als je nu al weet dat je hulp kunt gebruiken bij online marketing en communicatie, laten we dan even zo’n videogesprek voeren! Ik plan er graag eentje.

virtueel professional

Laat een reactie achter





Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.