Hoe organiseer je een waardevol event en blijf je proactief?

Elke organisatie organiseert wel eens een bijeenkomst of een event. Meestal wordt dit er even bij gedaan en begint de tijd vaak ook nog te dringen. Wat moet je doen om een waardevolle bijeenkomst te organiseren? Niet alleen waardevol voor je organisatie maar juist waardevol voor je publiek.

Is het echt leuk om een event te organiseren?

In deze blog geef ik je handvatten voor het aandacht geven aan verschillende onderdelen die allemaal met elkaar samenhangen. Want als je de organisatie structureel aanpakt wordt het super leuk om je event of bijeenkomst vorm te geven en tot wording te zien komen. Op D-day sta je dan niet voor verrassingen en kun je gemakkelijk anticiperen op de kleine dingen die dan nog aandacht behoeven.

Welke hoofdstukken staan er in je draaiboek?

Onlangs heb ik een event georganiseerd voor ongeveer 100 deelnemers. Prima te overzien denk je. Ja dat is zo. Maar alle aspecten van een groot event komen evengoed aan bod bij een kleinere bijeenkomst. Ik begon gewoon met het regelen wat er geregeld moest worden. Een draaiboek vond ik niet zo nodig. Ik had toch al een actielijstje! Dat voldeed prima. Naar mate het event vorm kreeg, begon ik te zien dat er over een aantal hoofdaspecten vooraf goed moet worden nagedacht en dat keuzes weloverwogen moeten worden gemaakt. Door wie??

Het event team

Iemand die in zijn eentje een event bedenkt, vorm geeft, organiseert en uitvoert heeft over het algemeen weinig draagvlak. Nog ver voordat DE DAG plaatsvindt hoor je niemand en kun je als event manager lekker je gang gaan. Naarmate de datum nadert, krijg je steeds meer vragen en merk je dat er andere verwachtingen leven in de organisatie dan waar jij de afgelopen tijd mee bezig bent geweest. Tja en dan wordt het stressen om alles bij te sturen of om alsnog draagvlak te krijgen voor hetgeen je al in gang hebt gezet.

Tip: betrek verantwoordelijken en uitvoerenden vanaf dag 0 bij het ontwerpen van het event en stel een team samen!

Met verantwoordelijken bedoel ik bestuursleden, directie of managers. Zij moeten echt overeenstemming hebben over het doel van het event, wie je publiek is, de boodschap voor je publiek en en wat het event moet opleveren.

Uitvoerenden zijn bijvoorbeeld secretaresses of assistenten die informatie ontsluiten om de bijeenkomst te kunnen organiseren. Zij beheren bijvoorbeeld meestal de adressenbestanden die worden gebruikt voor de uitnodigingen. Zij kunnen je heel goed vertellen wat de kwaliteit is van deze bestanden en zo kun je inschatten of je überhaupt het deelnemersaantal gaat halen. Zo niet dan moet je andere databronnen raadplegen om je publiek te bereiken. Dat kost tijd en meestal ook geld.

Het basis event team bestaat idealiter uit een eindverantwoordelijke, een assistente, een event manager en iemand met inhoudelijke kennis. De laatste persoon kan ook iemand van buiten de organisatie zijn. De event manager zorgt ervoor dat de juiste teamleden bij de juiste besluiten worden betrokken en haalt daar waar nodig (tijdelijke) expertise in het team om bijvoorbeeld ideeën te genereren of creativiteit in te brengen.

Waar draait het om bij het organiseren van een event?

Hieronder vertel ik je precies over welke onderdelen je moet hebben nagedacht om een waardevol event te creëren en onaangename verrassingen te voorkomen.

Weet je nu al dat je samen wilt werken met een event manager?

virtueel professional

 Vooraf nadenken over…

  • Hoedanigheid/format van het event
    • Intiem
    • Grootschalig
    • Is er thema?
  •  Programma
    • een dag/meerdere dagen
    • sprekers
    • werkvormen
  • Locatie (één van je grootste posten in je budget)
    • dienstverlenende instelling personeel
    • plenaire zaal en break out rooms
    • overnachting gewenst en/of mogelijk
    • catering
    • stijl/sfeer
    • bereikbaarheid
    • technische mogelijkheden zalen (audio visuele middelen, versterking geluid)
    • parkeren
    • toegankelijkheid
    • voorwaarden over annulering en meer/minder gasten
  • Bemanning
    • Wie zijn er op de dag zelf aanwezig van het bedrijf, welke rollen worden vervuld en hoe wordt gebrieft?
    • Worden vrijwilligers ingeschakeld?
  • Budget

Hierover wil ik wel wat verder uitwijden. Het bepalen van een budget is geen sinecure. Wilde ideeën voor een flitsend programma volgen elkaar in rap tempo op. In het begin lijkt de sky the limit. Meestal wordt direct gevraagd: Wat kost het organiseren van dit event? Draai het om!

Tip: Zorg dat het duidelijk is wat het event voor je moet doen en wat dit dan oplevert. Het budget wordt zo veel beter onderbouwd.

Een voorbeeld: een organisatie wil meer bekendheid geven aan het product en met nieuwe organisaties in contact komen. Tijdens een event kun je dan je bestaande klanten – je ambassadeurs – mixen met deelnemers die het product nog nauwelijks kennen en hen laten beleven wat je product of dienst inhoudt/kan en kennis laten maken met de sfeer waarin jij zaken doet. Op een ongedwongen manier wordt contact gelegd. Na het event zoek je uiteraard contact en ga je dieper in op behoeften en welke oplossing jij biedt.

En als je scherp hebt wat het resultaat moet zijn, bepaal je: budget per deelnemer, bijdrage van de deelnemer en of er nog met sponsors kan worden samengewerkt.

  • Communicatie
    • PR/pers: persberichten, journalisten uitnodigen
    • social media: welke campagnes ga je starten en waarvoor? Welke key personen (specialisten, opinion leaders) ga je hierin betrekken?
    • materialen op de dag zelf: brochures, promotie flyers, badges, key cords, pennen, notitieblokken
    • hoe ziet je uitnodiging en bevestiging eruit en wat staat erin? Welke visuals ga je gebruiken?
  • Vastleggen van de dag voor bijvoorbeeld algemene impressie, filmpje om te bedanken, korte quotes en interviews, etc.
    • Fotograaf
    • Filmer (impressie
    • Tekenaar/cartoonist
  • Netwerk
    • Gebruik je netwerk om betrouwbare leveranciers te selecteren, voor inspiratie of te vinden waarnaar je op zoek bent.
  • Nazorg
    • presentaties beschikbaar stellen
    • enquête om feedback te verzamelen en ideeën te vragen voor het volgende event
    • beloofde ander materiaal beschikbaar stellen

Deze lijst is een leidraad en kan/moet daar waar nodig aangevuld worden. Maarrrr een belangrijk onderdeel hebben we nog niet besproken, namelijk Timing.

Timing, wanneer doe je wat?

Je kunt niet vroeg genoeg beginnen met het uitnodigen van sprekers en op zoek gaan naar een gepaste locatie. Deze twee onderdelen zijn cruciaal om een datum vast te kunnen zetten. Ze vormen de basis voor je programma en je communicatie naar je publiek. Deelnemers besluiten negen van de tien keer pas of ze komen als ze weten wat er op het programma staat en weten wat er te halen valt. (what is in it for me!)

Populaire sprekers/experts zijn meestal gewild en hebben ook verplichtingen naar de organisatie(s) waaraan ze verbonden zijn (denk aan hoogleraren die verschillende petten op hebben: onderzoek, colleges geven, advies functie, begeleiden promoties, etc.) Zorg dus eerst dat je van alle sprekers een harde toezegging hebt voor ÉÉN bepaalde datum en dat de locatie die je op het oog hebt nog steeds de optie op jouw naam heeft staan.

Plan goed wanneer je uitnodigingen en reminders de deur uit wilt doen. Vakantie, feestdagen en andere events in de branche kunnen heel gemakkelijk de oorzaak zijn van het feit dat je dan nog maar een aantal dagen overhoudt om te communiceren met je publiek.

locaties

En op de dag zelf

Als het goed is staat alles als een huis. Iedereen weet wat van hem/haar wordt verwacht. Er gebeuren altijd onverwachte dingen. Het is dan fijn als de event manager zijn/haar handen vrij heeft om ‘verrassingen’ op te vangen. Het programma loopt geen vertraging op en alles loopt op rolletjes.

 

Een pro actieve houding van begin tot einde is een must, geeft voldoening en rust om een nog beter event neer te zetten!

 

 

Laat een reactie achter





Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.