Werken met een virtueel professional, iets voor jou?

Virtueel Professional of Virtueel Assitent; nooit van gehoord.

Tot vorig jaar wist ik ook niet eens wat een virtueel assistant (VA) of virtueel professional (VP) precies was. Toen ik met mijn werkgever van locatie verhuisde naar een bedrijfsverzamelgebouw, kwam ik een aantal VA’s en VP’s tegen. Zij zijn zelfstandigen met een bepaalde specialisatie of hebben een ‘all round’ rol in managementondersteuning, ontzorgen ondernemers en opdrachtgevers in het bedrijfsleven en werken plaats onafhankelijk.

Maar wat is wat en hoe kun je als ondernemer profiteren van deze nieuwe beweging van virtueel werkenden?

Wat is het verschil tussen een VP en een VA?

Een Virtueel Professional is een expert op een specifiek gebied. Meestal wordt hij/zij projectmatig ingezet. Zij beschikken over kennis en vaardigheden om je optimaal te adviseren en weten de tools en de techniek te gebruiken. Uiteraard zijn ze op de hoogte van de mogelijkheden in hun vakgebied. Zij zorgen bovendien zelf voor training om de laatste ontwikkelingen bij te houden en toe te passen. Het samenwerken met meerdere virtueel professionals is een hele goede optie. Zij vullen elkaar aan en vormen zo een krachtig team om dingen voor elkaar te krijgen.

De rol die een VP kan vervullen:

  • Online Marketing
  • Communicatie Professional
  • PR Professional
  • Commercieel Tekstschrijver
  • Vertaler
  • Online Academie Bouwer
  • Grafisch Vormgever
  • DTP’er
  • Video Bewerker
  • Website Bouwer
  • Virtueel recruiter

Een virtueel assistent is ook een expert en biedt continue ondersteuning. Ze worden betrokken bij de ontwikkeling van het bedrijf en dragen hun steentje bij aan de bedrijfsgroei. Zij helpen bij het stapsgewijs systematiseren van bedrijfsprocessen.

Enkele voorbeelden van rollen die virtueel assistenten vervullen:

  • Persoonlijke Assistent
  • Technisch Assistent
  • Boekhoudkundig Assistent
  • Marketing Assistent
  • Klantenservice Assistent
  • Sales Assistent

De virtueel assistenten en de virtueel professionals vormen samen een netwerk. Hierin helpen zij elkaar, houden elkaar op de hoogte van ontwikkelingen, spelen elkaar opdrachten toe en wisselen kennis en ervaring uit.

Juist voor (te) drukke ondernemers en managers

Het is een opkomend fenomeen. Een uitkomst voor ondernemers of managers die zelf geen tijd meer hebben om alle werkzaamheden in hun bedrijf op te pakken. Deze virtueel professionals bieden zeker uitkomst voor hen die de laatste kennis en ontwikkelingen in hun bedrijf willen inzetten.

 

samenwerken met virtueel professional

Ook eens met een gerust hart op vakantie?

Zelf doen of uitbesteden?

De meeste ondernemers die al tot de conclusie zijn gekomen dat er TE veel op hun bordje ligt, zijn op zoek naar versterking. De keuze is dan:

  1. Neem je iemand in dienst voor een paar uur per week?
  2. Laat je iemand (bijvoorbeeld een secretaresse) in dienstverband uiteenlopende taken oppakken?
  3. Ga je werk uitbesteden aan één of meerdere specialisten?

Bij punt 1. heb je misschien wel een specialist in huis, maar ook voor langere tijd en op je pay-roll. In het tweede geval doe je van alles wat en worden taken erbij gedaan. Maar of je dan de kwaliteit hebt, die je ook graag wilt inzetten, is de vraag. In het laatste geval huur je precies de kennis in voor het aantal uren dat je werk hebt. Dat is toch heel efficiënt en effectief? Uiteraard moet diegene zich wel inwerken. Ze zijn gewend aan het werken voor meerdere opdrachtgevers en weten zich over het algemeen snel wegwijs te maken in de materie en het bedrijf. Het mooie is dat er ook weer een keer een frisse blik op bepaalde zaken wordt geworpen. Dit helpt je al ondernemer ook weer de belangrijke zaken aan te scherpen.

Geen administratief en logistiek gedoe

Zoals ik al zei, zijn virtueel professionals zelfstandig werkende professionals (meestal zzp-ers) die vanaf hun eigen werklocatie taken van en voor ondernemers uitvoeren. Nog een bijkomend voordeel is dat je geen gedoe hebt met het regelen van werkplekken en computerapparatuur. Dit regelen de professionals zelf. Zij zullen ook initiëren om de gegevens en informatie van het bedrijf centraal op te slaan en toegankelijk te maken voor iedereen op een centraal punt. Dan gaat er geen kostbare informatie verloren als de opdracht beëindigd wordt en houd je belangrijke informatie tot je beschikking.

Aan… of in je bedrijf

Werken met virtueel professionals geeft jou als ondernemer de mogelijkheid te werken aan jouw bedrijf in plaats van in je bedrijf. Het grote voordeel is dat jij op deze manier gewoon bezig kunt blijven met jouw passie en de werkzaamheden waarvan jij energie krijgt. Zo ben en blijf je succesvol.

Wat kun je uitbesteden?

Je kunt het zo gek niet bedenken of er zijn VP’s en VA’s te vinden die jou kunnen helpen je workload te verminderen en je adequaat te ontzorgen op gebied van:

  • Databases bijhouden en data verwerking
  • Allerlei processen inrichten en structureren
  • boekhouding: facturen versturen, debiteuren bellen, etc.
  • evenementen plannen en organiseren
  • nieuwsbrieven maken en versturen
  • powerpoint presentaties maken
  • internet marketing
  • social media
  • marketing support
  • e-mail behandelen
  • project management
  • inkoop gerelateerde werkzaamheden
  • onderzoek uitzetten en resultaten verwerken
  • enquetes maken, versturen en verwerken
  • secretaresse werkzaamheden
  • telefoon beantwoording
  • website ontwerp, beheer en onderhoud
  • tekstschrijven
  • redigeren van teksten

Zoooooo denk je, dat zijn veel mogelijkheden. Maar dit is nog maar een topje van de ijsberg en in willekeurige volgorde. Ik weet zeker dat er iets tussen staat waarbij jij hulp kunt gebruiken.

SOM7®-methode

Er is trouwens een heel handige manier om deze werkzaamheden zo in te delen dat het overzichtelijke categorieën worden. Petra Fehring van De Academie voor Virtueel Professionals heeft de SOM7®-methode ontwikkeld. SOM staat voor Systeem Operationeel Management en bestaat uit zeven systemen. Deze onderdelen vormen samen de fundering van je bedrijf.

De systemen zijn:

  1. Dagelijks management – het managen van dagelijkse operationele taken.
  2. Financiën – Hoe financieel runnen van je bedrijf.
  3. Online Marketing – Hoe zichtbaar ben je in je markt en hoe vinden jouw klanten je?
  4. Statistieken – Op basis van cijfers weet je wat werkt in je organisatie.
  5. Communicatie – De verbinding met je audience (o.a. leads, prospects, klanten, leveranciers, etc).
  6. Sales – Het aanbieden en verkopen van je diensten/producten.
  7. Diensten leveren – Het leveren van diensten/producten aan klanten.

Overzichtelijke opdracht

Completeer je lijstje -je zult er vast al eentje hebben- met alle taken die je van je bordje wilt schuiven vroeg of laat (zie voorbeeld hierboven over wat je kunt uitbesteden). Deel ze in onder de systemen uit de SOM7®-methode. Zo vergeet je niets, houd je gestructureerd overzicht en kun je gemakkelijk op zoek naar iemand met een bordje waarop jij je werk schuift.
Wist je dat De Academie voor Virtueel Professionals een database heeft met virtueel professionals en assistenten? Je kunt daar op zoek gaan naar iemand die een match heeft met je uit te besteden werkzaamheden. Tevens kun je goed inschatten of de professional met die specifieke skills aansluit bij de persoon waarnaar jij op zoek bent.

Kan ik een Virtueel Professional betalen?

Deze vraag stellen alle ondernemers zichzelf als ze op het punt staan werkzaamheden uit te besteden. Ik gebruik dan altijd het voorbeeld van de huishoudelijke hulp. Je kunt de wekelijkse schoonmaak en klusjes zelf doen. Of je kiest ervoor iemand voor 20 euro per uur in te huren, opdat jij met je klanten bezig kunt zijn. Het laatste zal op termijn meer in het laatje brengen. Het inhuren van een virtueel professional op maandbasis kost al gauw € 650, zelfs als je per week maar drie a vier uur ondersteuning inhuurt. Doe je het niet, dan bespaar je dit bedrag. Dan ben je nog steeds zelf de klussen -waar je je niet meer mee bezig wilt houden- aan het opknappen. Dit gaat op termijn irriteren en belemmert je in je creativiteit. Jouw energie lekt weg. Ga jij jezelf in de vingers snijden door een penny wise pound foolish beslissing te nemen?

Is het inhuren van een virtueel professional een kostenpost? Absoluut niet. Het is een investering die zichzelf meer dan terugverdient. De rekensom kun je snel maken. Elk uur wat jij niet aan bepaald werk hoeft te besteden, kun je met klanten werken, de online training ontwikkelen, etc, etc. en heb je je handen vrij. Je omzet stijgt, ondanks de kosten voor de virtueel professional. En in the end komt het ooki heb je winst.

Tijd voor …

Uitbesteden online marketing en communicatie

Ennnn wil je van gedachten wisselen over het uitbesteden van online marketing en communicatie taken? Bel of maak een afspraak.

virtueel professional

 

 

Laat een reactie achter





Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.

DeVirtueleKrachtWhite

Miranda Tollenaar
+31 (0)6 113 70 113
miranda@devirtuelekracht.nl

KvK  68379714
IBAN NL23 INGB 0008184660
Privacy and cookie policy

© De Virtuele Kracht

Interessante informatie deel ik graag

LAAT JE E-MAIL ADRES ACHTER

Something went wrong. Please check your entries and try again.
DeVirtueleKrachtWhite

+31 (0)6 113 70 113
contact@devirtuelekracht.nl

Interessante informatie deel ik graag

LAAT JE E-MAIL ADRES ACHTER

Something went wrong. Please check your entries and try again.

© De Virtuele Kracht
Miranda Tollenaar

KvK 68379714
IBAN  NL23 INGB 0008184660